Une clinique a réduit les rendez-vous non honorés de 60 % et économisé plus de 20 heures par semaine grâce à la planification de rendez-vous par IA
Assistant de planification des rendez-vous en clinique
Le défi
L’équipe d’accueil consacrait plus de 20 heures par semaine à répondre aux appels téléphoniques, à encoder manuellement les rendez-vous, à envoyer des SMS de rappel et à traiter les demandes de report. Le taux de non-présentation atteignait 30 à 40 % en raison de rappels inefficaces. Les patients avaient du mal à reporter leur rendez-vous et devaient souvent appeler plusieurs fois avant de joindre quelqu’un. La charge administrative augmentait avec le nombre de patients.
Ce que nous avons développé
Nous avons créé un système de prise de rendez-vous basé sur l’IA, accessible 24 h/24 et 7 j/7 via WhatsApp et un portail web. Les patients réservent après vérification des disponibilités en temps réel. Le système envoie des rappels personnalisés via WhatsApp et SMS 24 heures et 2 heures avant chaque rendez-vous. La reprogrammation s’effectue de manière conversationnelle sur WhatsApp, l’agent IA proposant automatiquement d’autres créneaux. Les patients qui ne se présentent pas reçoivent des messages de suivi automatisés leur permettant de reprogrammer leur rendez-vous en un seul geste.
Comment nous y sommes parvenus
Connecter le système de planification
Connexion de WhatsApp et du portail web aux disponibilités de rendez-vous en temps réel.
Automatiser les rappels et la replanification
Mise en place de la séquence de rappels à 24 heures et à 2 heures ainsi que du parcours conversationnel de replanification.
Boucler la boucle des absences aux rendez-vous
Ajout d’un suivi automatisé permettant de reprendre rendez-vous en un geste après un rendez-vous manqué.
Résultats
Le travail administratif a diminué de plus de 20 heures par semaine. Le taux de rendez-vous non honorés a baissé de 60 %. La satisfaction des patients a atteint 95 %. Le nombre de consultations effectives et les revenus de la clinique ont augmenté de 25 %, la même équipe prenant en charge davantage de patients avec moins d’efforts.
Services utilisés dans le cadre de cette mission
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